Questions fréquentes
Quel navigateur fonctionne pour Robbin ? J'ai perdu mon mot de passe, que faire ?...
Utilisation logiciel
Comment me connecter ? Comment créer une facture, un devis ?...
Utiliser efficacement l'application Robbin
La touche contrôle (CTRL)
La touche contrôle vous permet de vous simplifier la vie dans bien des cas.
En voici une liste non exhaustive :
- Plier/déplier toutes les lignes
Maintenez la touche contrôle (CTRL) enfoncée et cliquez sur l’image "Plus d’un ouvrage" pour plier/déplier toutes les lignes de votre document.
- Monter une ligne tout en haut de votre document
Maintenez la touche contrôle (CTRL) enfoncée et cliquez sur le bouton "MONTER" pour monter la ligne sélectionnée tout en haut de votre document. La même logique s’applique pour descendre une ligne tout en bas. Pas besoin de cliquer 10 fois sur le même bouton, c’est pratique !
- Effacer toutes les lignes
Maintenez la touche contrôle (CTRL) enfoncée et cliquez sur le bouton "EFFACER" pour effacer toutes les lignes de votre document.
- Comment créer un ouvrage ?
- Comment créer un article ?
- Comment créer une famille d’articles ?
- Comment créer une famille d’ouvrages ?
- Comment importer une bibliothèque de prix personnalisée ?
Comment créer un ouvrage ?
Vous pouvez créer vous-même vos tarifs de chantier personnalisé dans la bibliothèque d’articles et ouvrages Robbin.
Ouvrage : ensemble d’articles correspondant à une action particulière (comme tailler une haie" par exemple). Un ouvrage peut aussi, éventuellement, contenir d’autres ouvrages
Depuis l’accueil de Robbin, cliquez sur "Ouvrages". Vous accédez à l’onglet "Ouvrages".
Découvrez la fenêtre "Ouvrages" :
- Vos ouvrages sont organisés dans l’arborescence de gauche. Cliquez sur les dossiers pour parcourir les sous-familles.
- Affiche les ouvrages de la famille sélectionnée ou tous les ouvrages contenus dans les sous-familles si vous avez sélectionné "Tenir compte des sous-familles".
- Actions disponibles
Sélectionnez la famille de l’ouvrage que vous désirez créer puis cliquez à droite sur "Créer un ouvrage".
Saisissez la référence que vous désirez, l’unité de mesure, le libellé de l’ouvrage et réglez le taux de TVA par défaut.
Cliquez sur "Ajouter" pour ajouter des articles dans l’ouvrage.
Parcourez la bibliothèque et choisissez l’article qui composera l’ouvrage, puis cliquez sur "Sélectionner". Vous pouvez également choisir un ouvrage à insérer dans votre ouvrage
Réaliser la manipulation plusieurs fois pour composer votre ouvrage.
Vous pouvez modifier le prix d’achat, coefficient et prix unitaire de chaque article "localement" directement dans l’ouvrage. La modification de ces montants ne modifie pas l’article d’origine dans la bibliothèque. Le prix réglé sera donc présent uniquement dans le contenu de l’ouvrage.
Après la modification du prix depuis l’ouvrage, un pictogramme "fiche article" vous informe que le prix est modifié localement.
Vous pouvez également modifier de manière permanente, dans la bibliothèque, les travaux contenus dans l’ouvrage. Sélectionnez l’article, cliquez sur "Modifier".
Attention : Toutes les modifications réalisées de cette manière sont enregistrées dans la bibliothèque. Lors d’une prochaine utilisation les travaux seront donc utilisables selon ces modifications.
Modifiez les informations désirées puis cliquez sur "Enregistrer" puis sur "Retour" pour revenir à la création de l’ouvrage.
Un pictogramme "liaison" vous informe que le prix et les informations présents dans l’ouvrage correspondent aux informations contenues dans la bibliothèque.
Ajustez les quantités des articles à utiliser pour la réalisation d’une unité de votre ouvrage en cliquant dans la colonne unité de chaque article.
Le tarif de l’ouvrage se met à jour en temps réel.
Vous pouvez réorganiser la position des articles dans l’ouvrage. Sélectionnez la ligne à repositionner et cliquez sur "Organiser" pour monter ou descendre la ligne dans le tableau.
Pour supprimer une ligne de travaux dans l’ouvrage, sélectionnez la ligne et cliquez sur "Effacer".
Les montants s’affichent et se calculent en temps réel.
Utilisez l’onglet "Fournitures / M. d’œuvre" pour consulter les prix de revient, marge, prix de vente et coefficient pour les fournitures et la main d’œuvre.
L’ouvrage est créé. Il est désormais disponible dans votre bibliothèque.
Vous pouvez chiffrer avec votre nouvel ouvrage.
Comment créer un article ?
Vous pouvez créer vous-même vos tarifs de chantier personnalisé dans la bibliothèque d’articles et ouvrages Robbin.
Article : une pièce ou de la main d’œuvre nécessaires aux travaux que vous facturez à vos clients.
Depuis l’accueil de Robbin, cliquez sur "Ouvrages".
Cliquez sur l’onglet "Articles"
Découvrez la fenêtre « Articles » :
1 - Vos articles sont organisés dans l’arborescence de gauche. Cliquez sur les dossiers pour parcourir les sous-familles.
2 - Affiche les articles de la famille sélectionnée ou tous les articles contenus dans les sous-familles si vous avez sélectionné "Tenir compte des sous-familles".
3 - Actions disponibles
Sélectionnez la famille de l’article que vous désirez créer puis cliquez sur "Créer un article".
Saisissez la référence que vous désirez, l’unité de mesure, le libellé de l’article et réglez le taux de TVA par défaut…
Saisissez le prix de l’article. Vous pouvez saisir par exemple le prix d’achat et le prix de vente, Robbin se charge de calculer les montants de marge. Vous pouvez également saisir la marge ou le coefficient que vous désirez et Robbin calcule automatiquement les prix de vente qui correspond.
Vous pouvez régler les comptes comptables de TVA à utiliser pour l’article. Sauf demande spécifique de votre comptable, nous vous conseillons de garder les paramètres par défaut.
Cliquez sur l’onglet "Comptabilité ".
Robbin utilise les comptes comptables définis pour la famille.
Décochez "Utiliser les comptes de la famille ou par défaut" pour modifier les comptes et cliquez sur le bouton "…" pour choisir d’autres comptes.
Cliquez sur "Enregistrer" pour finaliser la création de votre article.
L’article est créé il est disponible dans votre bibliothèque.
Vous pouvez utiliser l’article pour chiffrer vos travaux ou l’utiliser dans un ouvrage.
Comment créer une famille d'article ?
Vous pouvez personnaliser les bibliothèques de tarifs de chantier pour réorganiser vos tarifs d’articles ou d’ouvrages et créer votre propre bibliothèque de prix.
Dans ce tutoriel, nous décrirons la manipulation pour créer une famille d’articles.
Famille d’articles / ouvrages : dossier dans lequel sont classés les tarifs de travaux.
Depuis l’accueil de Robbin, cliquez sur "Paramètres"
Cliquez sur "Articles"
Sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez créer la nouvelle famille puis cliquez sur "Créer une nouvelle famille (vide)"
Saisissez le nom de la famille
Les comptes comptables de TVA sont automatiquement renseignés.
- Si votre comptable ne vous le demande pas, nous vous conseillons de ne pas modifier l’attribution des comptes. Les réglages de Robbin correspondent à la nomenclature comptable habituelle.
- Si votre comptabilité nécessite de modifier l’attribution des comptes de TVA, décochez l’option "Utiliser les comptes comptables de la famille mère…" puis cliquez sur le bouton "..." pour sélectionner les comptes que vous souhaitez
Cliquez sur "Valider" pour créer la famille
La nouvelle famille est créée, vous pouvez donc la déplacer, supprimer ou copier.
Vous pouvez importer une bibliothèque de tarifs fournisseur compatible.
La nouvelle famille sera disponible dans votre bibliothèque de chiffrage. Vous pourrez créer ou déplacer des articles dans la bibliothèque.
Comment créer une famille d’ouvrages ?
Vous pouvez personnaliser les bibliothèques de tarifs de chantier pour réorganiser vos tarifs d’articles ou d’ouvrage et créer votre propre bibliothèque de prix.
Dans ce tutoriel, nous décrirons la manipulation pour créer une famille d’ouvrages
Famille d’articles / ouvrages : dossier dans lequel sont classés les tarifs de travaux.
Depuis l’accueil de Robbin, cliquez sur « Paramètres».
Cliquez sur « Ouvrages »
Sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez créer la nouvelle famille puis cliquez sur « Créer une nouvelle famille (vide) »
Saisissez le nom de la famille puis cliquez sur « Valider »
La nouvelle famille est créée, vous pouvez donc la déplacer, la supprimer ou la copier. Vous pouvez importer une bibliothèque de tarif fournisseur compatible.
- Insérer un article via sa référence
- Comment utiliser des métrés
- Rajouter un taux de TVA
- Convertir 2 devis en 1 seule facture
- Ajouter un moyen de paiement, une origine de contact ou un type de main d'œuvre
- Créer un article libre
- Comment créer un devis, une facture ou un bon de livraison ?
- Besoin d'une attestation de TVA pour mon client
- Besoin d’imprimer une attestation de services à la personne
- Utiliser le paiement en carte bancaire par Stripe
- Comment mettre en place l'Avance Immédiate (URSAFF)
- Comment réaliser une facture de situation ?
- Comment créer un contrat d'entretien
Insérer un article via sa référence
Depuis un document (devis, facture, bon de livraison), il est possible d'insérer directement un article ou un ouvrage en utilisant sa référence.
Voici comment procéder :
- Tout d'abord, insérer un texte libre dans votre document.
- Saisissez ensuite dans la colonne référence de cette ligne la référence de l'article ou de l'ouvrage que vous souhaitez insérer.
Robbin vous propose alors les différents articles/ouvrages possédant cette référence.
Vous n'avez plus qu'à sélectionner celui que vous souhaitez insérer.
Comment utiliser des métrés
Dans Robbin, vous pouvez définir la quantité d'un article ou d'un ouvrage en fonction d'un calcul prédéfini, c'est ce qu'on appelle un métré.
Exemple : on veut calculer la surface d'une pelouse de 65 mètres par 26 mètres pour connaitre la quantité de pelouse à tondre. Pour rappel, la surface se calcule en multipliant la largeur par la longueur de la zone.
Pour ajouter un métré procédez comme suit :
- Ouvrir le document (ici un devis)
- Sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez définir la quantité via un métré
- Cliquez sur le bouton "Métrés"
Dans la liste, saisissez un libellé pour votre métré puis cliquez sur "Calcul auto"
Sélectionnez la formule de calcul qui vous convient le mieux, ainsi que les paramètres (dans notre exemple, une surface de 65 mètres de longueur et de 26 mètres de largeur).
De retour dans votre devis, la présence d'un métré est affichée en vert.
Notez que vous pouvez aussi saisir un calcul libre dans un métré
Rajouter un taux de TVA
Dans Robbin, vous pouvez ajouter de nouveaux taux de TVA :
- si l'Etat modifie la réglementation sur la TVA en France
- si vous êtes Corse et que vous utilisez une TVA à 7 %
- si vous habitez dans un département d'outre-mer (DOM) et que vous travaillez avec une TVA à 8.5 %
Pour créer un nouveau taux de TVA :
Cliquez sur le bouton "Paramètres" en haut à gauche de l'écran
Cliquez sur le bouton "Général"
Cliquez sur le bouton d'édition des taux de TVA
Dans la liste, cliquez sur une ligne vide pour y saisir la valeur du taux de TVA que vous souhaitez ajouter
Convertir 2 devis en 1 seule facture
Avec Robbin, vous pouvez convertir plusieurs documents (ici des devis) vers un seul document (ici une facture).
Rendez-vous dans la liste des devis et sélectionnez les deux devis que vous souhaitez transformer en facture.
Cliquez ensuite sur le bouton "Convertir ces devis"
Robbin vous propose alors de convertir ces deux devis vers une seule facture ou vers 2 factures distinctes.
Dans notre cas, sélectionnez "une seule facture" puis validez
A noter : cette action n'est faisable que si l'option de configuration "Permettre de sélectionner plusieurs documents " est active dans le menu "Paramètres".
Ajouter un moyen de paiement, une origine de contact ou un type de main d’œuvre
Robbin vous permet de personnaliser la gestion de votre société.
Vous pouvez par exemple ajouter un moyen de paiement, une origine de contact ou bien un type de main d'œuvre.
Toutes les personnalisations se font en cliquant sur le bouton "Paramètres" en haut à gauche de votre écran.
Cliquez ensuite sur la section qui vous intéresse pour l'ouvrir
Pour ajouter un moyen de paiement, cliquez sur le bouton "Divers" puis sur le bouton "+" :
Pour ajouter une origine de contact ou une civilité, cliquez sur le bouton "Contacts" puis sur le bouton "+"
Pour ajouter un type de main d'œuvre, cliquez sur le bouton "Main d'œuvre" puis sur le bouton « ... » (éditer) :
Créer un article libre
Vous avez parfois besoin d'un article qui ne sera utilisé que pour un seul devis, il est alors inutile de le stocker dans la bibliothèque d'articles.
Dans Robbin, cela s’appelle un article libre.
Pour créer un article libre ouvrez votre document et cliquez sur le bouton "Texte libre"
Renseignez le libellé de votre article.
La ligne de type "Texte libre" insérée dans votre document est identifiable par la lettre "T" présente dans la première colonne
Pour transformer ce texte en article libre saisissez un prix d'achat ou bien un prix unitaire.
La lettre "T" disparaît alors de la première colonne et le prix total se met à jour.
Comment créer un devis, une facture ou un bon de livraison ?
Dans Robbin, tous les documents se créent et s'utilisent de la même manière (devis, facture, bon de livraison). La manière de les créer sera la même pour tous.
Dans Robbin, quand vous avez créé votre 1er devis, vous savez faire tous les autres documents
Pour créer un devis :
Depuis la page d'accueil, cliquez sur le bouton "Devis"
puis "Créer un devis". (Vous pouvez également utiliser le raccourci en cliquant sur le bouton "+" en haut pour créer un document directement.)
Saisissez le titre du devis
Si besoin réglez la date de validité de votre choix. (Pour info, par défaut Robbin propose un mois. Vous pouvez modifier la durée de validité par défaut dans "Paramètres" > "Documents" > "Divers")
Cliquez sur le bouton "Client" pour sélectionner un contact dans votre liste ou en créer un nouveau.
Si besoin, saisissez ou sélectionnez une adresse de chantier. Vous pouvez utiliser le bouton flèche ">" entre les 2 adresses pour copier l'adresse de facturation directement.
Cliquez sur le bouton "Ouvrages" pour choisir et importer des articles et des ouvrages correspondant à votre chantier.
Réglez les quantités pour chaque ligne de travaux directement dans la colonne « Quantité ». Robbin calcule en temps réel les prix totaux, le montant du devis et les statistiques de rentabilité (main d'œuvre, marge, fourniture,...)
Cliquez sur le bouton "Texte libre" pour saisir du texte descriptif ou des tarifs indépendants de la bibliothèque.
Votre devis est terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer"
Cliquez sur "Imprimer" et choisissez les options de votre impression pour récupérer votre devis au format PDF.
Vous pouvez imprimer le devis, l'envoyer par email ou le partager à vos clients grâce à un accès direct sur Robbin.
A noter : vous pouvez également créer votre devis en passant par le menu d'actions rapides de la page d'accueil :
Pour renseigner les modalités de règlement de l'acompte, cliquez sur le bouton "Informations de paiement" en bas de l'écran.
Besoin d'une attestation de TVA pour mon client
Les attestations simplifiées et normales sont éditables dans Robbin (Cerfa officiel à faire remplir aux clients).
Pour imprimer une attestation de TVA cela se passe dans les devis :
- Ouvrez un devis
- Allez dans l’onglet "Courrier" en haut
- Cliquez sur « Imprimer une attestation de TVA »
- Choisissez le type d’attestation désiré : « Normale » ou « Simplifiée »
- Cliquez sur « Imprimer »
Besoin d’imprimer une attestation de service à la personne
Robbin propose l’édition d’attestation de services à la personne automatiquement.
Pour générer une attestation de services à la personne :
- Depuis l’accueil cliquez sur « Analyse »
- Cliquez sur « Imprimer journaux »
- Sélectionnez « Attestations de services à la personne » en sélectionnant la période désirée
- Cliquez sur « Imprimer »
Vous pouvez donc transmettre vos attestions de services à la personne.
Utiliser le paiement stripe en carte bancaire par Stripe
Retrouvez la notice d'utilisation juste ici
Comment mettre en place l'Avance immédiate (URSSAF)
Retrouvez la notice d'utilisation juste ici
Comment réaliser une facture de situation ?
Retrouvez la notice d'utilisation juste ici
Comment créer un contrat d'entretien ?
Retrouvez la notice d'utilisation juste ici
Comment créer un client ?
Pour créer un client dans Robbin procédez comme suit :
Cliquez sur le menu "Clients"
Cliquez sur le bouton "Clients"
Cliquez sur le bouton "Créer un client"
Renseignez les différentes informations de votre client puis cliquez sur le bouton "Enregistrer"
A noter : vous pouvez également créer votre client en passant par le menu d'actions rapides de la page d'accueil
- Lier un compte utilisateur à un employé
- Comment personnaliser les listes de documents et de contacts ?
Comment lier un compte utilisateur à un employé ?
Dans Robbin, il est pratique de lier chaque compte utilisateur à un employé.
Le compte utilisateur est le compte que vous utilisez pour vous connecter.
L'employé est un contact de type "employé" que vous pouvez créer en allant dans "Gestion" --> "Employés".
Le fait de faire la liaison entre les deux permet de renseigner automatiquement l'interlocuteur d'un document lors de la création de celui-ci.
Pour lier un utilisateur à un employé, allez dans "Gestion du compte" --> "Gérer mes utilisateurs".
Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez lier à un employé et cliquez sur "Lier cet utilisateur à un employé"
Pour finir, sélectionnez l'employé voulu (en le créant auparavant si besoin est).
Comment personnaliser les listes de documents et de contacts ?
Pour personnaliser les listes de documents et de contacts en masquant ou en affichant des colonnes, cliquez sur le bouton "Paramètres" en haut à gauche de l'écran.
Cliquez ensuite sur le bouton "général"
Pour finir, rendez-vous dans la liste "configuration générale" pour afficher ou masquer des colonnes.
Par exemple pour afficher la colonne Référence dans les lignes d'un devis, il faut déplier la ligne "Documents : affichage" et cocher l'option "Afficher la colonne référence dans les documents".
- Lier un compte utilisateur à un employé
- Comment personnaliser les listes de documents et de contacts ?
Comment lier un compte utilisateur à un employé ?
Dans Robbin, il est pratique de lier chaque compte utilisateur à un employé.
Le compte utilisateur est le compte que vous utilisez pour vous connecter.
L'employé est un contact de type "employé" que vous pouvez créer en allant dans "Gestion" --> "Employés".
Le fait de faire la liaison entre les deux permet de renseigner automatiquement l'interlocuteur d'un document lors de la création de celui-ci.
Pour lier un utilisateur à un employé, allez dans "Gestion du compte" --> "Gérer mes utilisateurs".
Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez lier à un employé et cliquez sur "Lier cet utilisateur à un employé"
Pour finir, sélectionnez l'employé voulu (en le créant auparavant si besoin est).
Comment personnaliser les listes de documents et de contacts ?
Pour personnaliser les listes de documents et de contacts en masquant ou en affichant des colonnes, cliquez sur le bouton "Paramètres" en haut à gauche de l'écran.
Cliquez ensuite sur le bouton "général"
Pour finir, rendez-vous dans la liste "configuration générale" pour afficher ou masquer des colonnes.
Par exemple pour afficher la colonne Référence dans les lignes d'un devis, il faut déplier la ligne "Documents : affichage" et cocher l'option "Afficher la colonne référence dans les documents".
