Jardiniers-paysagistes : vos factures en 5 questions

Utilisée par toutes les entreprises, la facture est un document complet et normé qui régit les échanges commerciaux. Obligations, réglementations (existantes ou à venir), sanctions : elle est très encadrée et donc contrôlée. Tour d’horizon de ces règles pour mieux comprendre la facture en 5 questions.

• Qu'est-ce qu'une facture ?
• Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
• Existe-t-il une différence entre une facture pour les particuliers et celles pour les professionnels ?
• Quel risque en cas de facture non conforme ?
• Comment être sûr(e) que vos factures respectent la règlementation ?
• Quel est l'avantage d'outil de facturation ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document attestant de la réalisation d’un service ou de la vente d’une marchandise. Elle a une valeur aussi bien fiscale, juridique, commerciale que comptable. Document phare dans la gestion d'entreprise, elle vous sert notamment de support à l’exercice des droits sur la collecte (ou déduction) de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Jardinier d'espaces verts : quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Que vous soyez émetteur ou récepteur, une facture est un document normé qui doit donc respecter quelques règles : être rédigée en français, en 2 exemplaires (un original pour le client, un duplicata pour l’entreprise émettrice) et mentionner un certain nombre d’informations (on parle des "mentions obligatoires d’une facture"). Les plus importantes sont :

• L’identification de l’émetteur de la facture (l’entreprise qui réalise la prestation ou vend une marchandise) : dénomination sociale, adresse (du siège social, de facturation le cas échéant) numéro SIREN OU SIRET, forme juridique, capital social, numéro RCS ou du répertoire des métiers, numéro d’identification à la TVA, etc. ;
• L’identification du récepteur (le client qui acquiert la marchandise ou bénéficie de la prestation) : dénomination sociale si c’est une entreprise ou nom et une adresse si c’est un particulier ;
• L’identification même de la facture : une date, et un numéro de facture qui doit être unique et basé sur une séquence continue. Il ne peut pas y avoir de « trou », c’est-à-dire passer par exemple de la facture n°1 à la facture n°3. En effet, il ne doit pas être possible de supprimer une facture (elle peut être annulée et transformée en remboursement ou en avoir) ;
• La description des produits vendus ou prestations réalisées. Pour ces dernières, la facture doit mentionner les matériaux fournis ainsi que la main d’œuvre nécessaire. Les prix unitaires, hors-taxes, taux de TVA appliqués ainsi que d’éventuelles remises ou rabais doivent aussi être affichés ;
• La somme totale à payer pour le récepteur de la facture, ainsi que les conditions de paiement (date prévue du paiement, délai de paiement, escompte, taux de pénalités appliqués en cas de retard ou de non-paiement).

Cette liste n’est pas exhaustive. Vous pourrez retrouver la liste complète et à jour des mentions obligatoires d’une facture sur le site www.economie.gouv.fr

Entreprise du paysage : existe-t-il une différence entre les factures pour les particuliers et la facturation pour les professionnels ?

En effet, le type de clientèle peut entrainer des spécificités liées à la facture. Pour les entreprises d’entretien d’espaces verts, la clientèle peut souvent se découper en trois typologies : particuliers, collectivités territoriales et entreprises privées.

Quelle facture pour les particuliers ?

La facture n’est obligatoire pour les particuliers que dans quelques cas :

• la vente de marchandises à distance (sur internet par exemple),
• une prestation de plus de 25 euros TTC (toutes taxes comprises),
• si le client la demande.

En tant qu’entreprise du paysage, vos prestations entrent dans cette obligation de facturation (à moins que vos chantiers ne soient inférieurs à 25 €). De plus, certains chantiers d’entretien d’espaces verts sont éligibles au crédit d’impôt "services à la personne". Dans ce cas, vous devez être en mesure de fournir à vos clients une attestation SAP.

Quelle facture pour les collectivités ? 

Depuis 2020, toute entreprise facturant une collectivité territoriale ou un établissement public doit passer par la plateforme Chorus Pro pour y déposer ses factures. Il faut donc que la facture respecte un format numérique défini en plus de respecter les règles déjà énoncées précédemment.

Au minimum la facture doit être au format .PDF, mais elle peut aussi être au format appelé "Factur-X". Il s’agit d’un format hybride (.PDF et .XML) qui est donc lisible à la fois par l’homme et par une machine. Cela permet un transfert automatique de plus d’informations que depuis un PDF seul. Ce format n’est pas encore obligatoire, et sera mis en place d’ici 2024, avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire entre entreprises. Cette obligation permettra à l’Etat de tracer au même endroit les factures émises et les paiements qui y sont associés.

Quelle facture pour les entreprises ?

La facture électronique est une nouvelle obligation, qui concernera les opérations entre professionnels. A partir de 2024, comme pour les collectivités, les entreprises ne pourront plus se remettre directement une facture papier (ou se l’envoyer par email). Les factures au format PDF seront probablement aussi interdites, et probablement remplacées par un format "Factur-X". La transmission des factures devra se faire via une Plateforme de Facture Electronique Certifiée (PFEC). D’ici 2024, il sera donc impératif que vous soyez équipé d’un outil de facturation pour déposer vos factures sur ces plateformes.

Chef d'entreprise en espaces verts : quel risque en cas de facture non conforme ?

La sanction encourue va dépendre de la non-conformité. Si l’erreur concerne les mentions obligatoire, votre entreprise s’expose à  :

• une amende de 15 € par mention manquante ou erronée sur chaque facture (avec un plafonnement au quart du montant total de la facture)
• une seconde amende administrative, qui peut s’élever jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

Attention : le défaut de facturation, est lui puni par une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction ! Cette amende peut être réduite à 5 %, si l’opération a été comptabilisée (avec un plafonnement dans la loi de finances, en 2022 à 375 000 € pour l’exercice ou 37 500 € si l’opération a été comptabilisée). Cette sanction élevée a pour but de limiter les fraudes à la TVA, tout comme l’entrée en vigueur de la facture électronique.

Chef de chantier et d'espaces verts : comment être sûr que vos factures respectent la règlementation ?

Pour vous sécuriser et être sûr que votre facturation soit conforme à la règlementation, vous pouvez vous équiper d’un logiciel de facture en ligne, qui vous assure au minimum d’avoir les mentions obligatoires sur vos factures. Un gain de temps qui vous évitera de chercher des modèles de facture ou des exemple de facture de paysagiste pour vous consacrer à vos travaux paysagers ! En règle générale, vous avez également un lien avec les plateformes nécessaires (Chorus Pro, si vous travaillez avec des collectivités territoriales) et les futures plateformes d’échange de factures, avec l’arrivée de la facture électronique (obligatoire si vous travaillez avec des entreprises dès 2024).

Logiciel de facture pour jardiniers-paysagistes : quel avantage ?

Un outil de facturation vous permettra souvent de gérer des informations supplémentaires pour vous aider dans la gestion financière de votre activité de jardinier d'espaces verts.
C’est le cas de Robbin, un logiciel de facture spécialement conçu pour le jardinier-paysagiste, qui vous propose un fichier de comptes client, une bibliothèque d’ouvrages, vos attestations fiscales en temps réel (service à la personne, TVA à taux réduit). Essayez-le, c’est sans engagement et gratuit pendant 3 mois !