Jardinier paysagiste : comment se créer un fichier client idéal en 5 points ?

Il rassemble les données des clients à leurs coordonnées à leur fréquence de commandes : le fichier clients, qui réclame un effort de réflexion et de saisie au démarrage, devient rapidement une véritable base de données et un outil de gestion efficace pour tout jardinier-paysagiste. Gain de temps, de sérénité et d’argent, il aide à booster votre prospection commerciale. Comment le créer, l’organiser et l’utiliser ? Voici déjà les 5 points essentiels pour tout savoir sur le fichier client.

Jardinier paysagiste : comment se créer un fichier client idéal en 5 points ?
Que contient le fichier clients d’un jardinier paysagiste ?
Pourquoi constituer un fichier clients ?
Comment créer son fichier client quand on est jardinier paysagiste ?
Investir dans un logiciel en ligne
Les obligations réglementaires en bref

Pas de bonne stratégie d’entreprise pour un jardinier paysagiste, sans un fichier clients de qualité. Cette base d’informations n’est pas un simple outil collecteur et agrégateur d’informations sur vos clients : elle constitue un centre de données essentiel à votre stratégie d’entreprise et vous aide à entretenir vos relations commerciales. Instrument de fidélisation, elle est aussi un précieux allié dans la recherche de nouveaux clients.

1- Que contient le fichier clients d’un jardinier paysagiste ?

Le fichier client d’un jardinier paysagiste contient des données à valeur ajoutée sur tous ses clients : l’historique de leurs commandes, leur situation géographique, leur métier, les types d’aménagement, d’entretien ou encore de plantations demandés, bref les intérêts commerciaux de chacun, mais aussi leur moyen de communication privilégié, en plus de leur civilité et leurs coordonnées.

Ce document permet au jardinier paysagiste d'accéder, facilement, en tout lieu et à tout moment, à ces informations, en particulier à l’historique de ses interactions. Y figurent ainsi tous les anciens clients à fidéliser, les actuels, mais aussi les futurs. L’instrument se révèle en effet être un excellent outil de prospection. Il est parfois appelé base de données clients ou portefeuille clients.

2- Pourquoi constituer un fichier clients ?

Gagner en temps et en efficacité

Face au volume de tâches d’un jardinier paysagiste à son compte, le fichier client est un levier essentiel d’optimisation de son emploi du temps. Encore trop d’entreprises font l’impasse sur ce document pris pour un simple collecteur d’informations, alors que bien utilisée, cette base de données à valeur ajoutée se révèle être une mine d’or, un précieux allié de votre stratégie commerciale, d’autant plus dans le cas d’un relais avec un logiciel en ligne de gestion.

Bien gérer son entreprise

L’instrument permet autant de doper vos opérations commerciales que votre stratégie de communication. Au regard des interactions passées avec vos clients, en particulier l’historique des travaux de jardinage et paysagisme réalisés, vous êtes en mesure de leur apporter la bonne information au bon moment, ainsi que la prestation qu’ils attendent. Après l’aménagement d’un jardin ou d’un espace vert arrive souvent la demande de son entretien.

Fidéliser et prospecter

Le portefeuille clients aide à maintenir de bonnes relations avec ses anciens clients, les actuels, mais aussi les futurs : sur le volet de la prospection, le fichier peut aussi identifier si vous le souhaitez vos clients potentiels.

Anticiper, personnaliser

Notez tout. C’est la meilleure façon d’anticiper vos futures prestations, mais aussi de fidéliser vos clients grâce à un service adapté à leurs besoins et leur budget. Chaque opération commerciale apparaît ainsi personnalisée. Numérisé, ce fichier est accessible partout à chaque instant.

3- Comment créer son fichier client quand on est jardinier paysagiste ?

Créer votre fichier client sans attendre

Dès l’acquisition de vos premiers clients, commencez à collecter et enregistrer les données les concernant. Cette bonne pratique vous permet d’optimiser vos opérations commerciales dès le départ et d’éviter l’accumulation d’informations. Plus vous en aurez à saisir moins vous aurez envie de le faire. 

Enregistrer vos données

Pour un fichier client de qualité, plusieurs types de données ont leur intérêt :

• Les données personnelles de vos clients

Quand il s’agit d’une personne physique : nom, prénom, âge, adresse, numéro de téléphone, composition du foyer familial, profession, comportement d'achat...

Quand il s’agit d’une entreprise : raison sociale, secteur d'activité, forme juridique, chiffre d'affaires, effectif, métier, indicateurs financiers...

• Les interactions avec vos clients 

Il s'agit d’enregistrer les actions menées auprès du client (courriels, entretiens téléphoniques…) et leur comportement d'achat en réaction (nature des travaux demandés, budget, quantités de plantations, dates...).

Il est préférable d’intégrer tous les profils au sein de votre base de données : les clients actifs, passés, comme vos prospects. Les origines de vos contacts sont aussi des informations à intégrer (bouche à oreille, salon, proches, site internet, réseaux sociaux…) afin d’optimiser vos communications.

4- Investir dans un logiciel en ligne

Un tableau Excel s’avère rapidement limité pour qui ne maîtrise pas toutes les fonctionnalités de l’outil. Il est judicieux de se tourner vers un logiciel spécialisé pour rapporter les données de votre fichier client. Ces informations sont ainsi susceptibles d’être utilisées par la suite dans votre gestion commerciale (facturation, devis, relances, etc.), un véritable atout, face à ces tâches souvent vécues comme chronophages voire casse-tête.

Le gain de temps est indéniable. Plus efficace, votre entreprise ne s’en porte que mieux. Les logiciels en ligne actualisés régulièrement vous permettent en plus d’être conforme au jour le jour avec la législation.

5- Les obligations réglementaires en bref

La collecte d’informations est encadrée par la loi. Le recueil de données personnelles des ressortissants de l’Union européenne est sous le contrôle du RGPD (Règlement général sur la protection des données). Les collecteurs doivent obtenir le consentement de leurs clients.

La Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) a adopté deux référentiels, afin de guider les entreprises dans la mise en conformité du traitement des données qu'elles recueillent :

1. - Un référentiel « gestion commerciale »
2. - Un référentiel « gestion des impayés »

Ces référentiels qui contiennent des préconisations sans caractère obligatoire, offrent une sécurité juridique à ceux qui les suivent.

La Cnil a publié sur son site internet une liste de réponses aux questions les plus courantes concernant ces deux référentiels : https://www.cnil.fr/fr/questions-reponses-sur-les-referentiels-relatifs-la-gestion-des-activites-commerciales-et-des