Devis, bon de livraison, facture : trois indispensables de l'entrepreneur jardinier paysagiste

Établir des devis, bons de livraison et factures pour ses clients constitue rarement une partie de plaisir. Cependant, lorsqu'on a bien compris l'importance de ces documents, et qu'on dispose d'outils logiciels pour les concevoir aisément, cette part administrative du métier de jardinier paysagiste devient moins contraignante.

Sommaire :

1. Devis : les mentions obligatoires
2. Les documents à fournir en fin de chantier

Juste après le contact commercial, le devis est le premier document formel qui est envoyé au client : il établit l’estimation de la prestation qui sera réalisée. En théorie, il n'est pas toujours obligatoire ; en pratique, dans le domaine de l'entretien des jardins et des services à la personne paysagers, il est très fortement recommandé. Le devis est une sécurité pour le prestataire comme le client.

1. Devis : les mentions obligatoires

Pour être valide, un devis doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires : 

• Les coordonnées de l'entreprise prestataire, c'est-à-dire ses nom, adresse, numéro d'identification, numéro individuel de TVA ; 
• Le lieu et la date ; 
• Les coordonnées du client, c'est-à-dire ses nom et adresse ; 
• Le titre « Devis » suivi d’un numéro pour l'enregistrement comptable (créé par vous ou par votre logiciel de facturation) ; 
• La description du service, en détaillant une opération par ligne. Ces lignes doivent mentionner les durées de prestation, leur coût unitaire hors taxes (forfaitaire ou horaire) et leur coût total hors taxes ; 
• Le montant total hors taxes (HT), le taux de TVA applicable, le montant total toutes taxes comprises (TTC) ; 
• Les conditions générales de vente (CGV) : si vous les avez rédigées, elles devront être jointes au devis ; si les CGV n'ont pas été rédigées à part, le devis devra comporter les éléments suivants : le montant de l’acompte, la nature, la date et les conditions du règlement ; 
• Le devis doit également comporter les références de l'assurance professionnelle que les jardiniers paysagistes ont obligation de souscrire ; 
• Enfin, le devis doit comporter une rubrique spécifique aux conditions de gestion et d'enlèvement des déchets issus des chantiers paysagers (estimation de la quantité, modalité de gestion, point de collecte). 

Si vous utilisez un logiciel de gestion spécifique à votre activité de jardinier paysagiste, vous êtes certain de n'oublier aucune de ces mentions obligatoires. Un devis est une offre de votre part, qui peut être négociée. Mais une fois qu'il est accepté, via la signature des deux parties (signature qui peut être électronique), il devient un véritable contrat juridique écrit, avec engagement réciproque. En cas de sous-estimation du travail à effectuer ou si un client souhaite ajouter une autre prestation, en dehors du devis, il est possible d'établir un avenant. Ce dernier a la même structure qu’un devis, mais il contient seulement la prestation ajoutée. Cet avenant signé viendra se greffer au devis initial. 

2. Les documents à fournir en fin de chantier

Une fois les travaux réalisés, vous avez la possibilité de délivrer et de faire signer à votre client un bon de livraison, attestant la réalisation de la prestation. Un bon de livraison n'est pas non plus obligatoire, mais il permet de confirmer la bonne réception des travaux et leur conformité à ce qui était stipulé dans le devis. Il peut éventuellement donner lieu à des remarques sur des anomalies constatées lors de la réalisation du chantier. C'est le prestataire qui émet le bon de livraison. Ce document n'est pas soumis à des mentions obligatoires, mais, en général, il comprend les mêmes que le devis, sans les prix. 

Une fois les travaux réalisés et le bon de livraison signé, l'étape suivante est celle de l'établissement d'une facture. La facture est un document obligatoire, fourni par le prestataire, preuve juridique de la transaction financière, justificatif comptable et support à l’exercice des droits sur la TVA. La facture comporte les mêmes mentions obligatoires que le devis, à la différence près que le titre doit être « Facture », en remplacement de « Devis ». 

Devis, bon de livraison et facture sont des documents très proches sur leur forme, mais avec des légères variations essentielles, et des valeurs juridiques différentes. Pour être sûr de n'oublier aucune mention et pour convertir rapidement des devis en bons de livraisons puis en factures, l'utilisation de logiciels de facturation se révèle très pratique. D'autant plus lorsque ces logiciels ont été développés spécialement pour l'activité de jardinier paysagiste.