6 questions à se poser pour bien gérer le planning de son équipe

La gestion d’un planning est une problématique courantes des entrepreneurs, notamment des jardiniers paysagistes dont les chantiers s’enchaînent, voire se chevauchent. Répartir les tâches en fonction des compétences des collaborateurs, mais aussi des ressources matérielles et du respect des règles du temps de travail, peut devenir un casse-tête. Pour gérer votre équipe et assurer le suivi des travaux, il existe des pratiques et des outils, au service de votre performance et de vos clients. 

Sommaire :

1. Pourquoi mettre en place un planning de travail ?
2. En quoi consiste la gestion de planning ?
3. Qui est responsable du planning dans une entreprise paysagère ?
4. Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de gestion ?
5. Quels autres outils utiliser pour gérer le planning de ses collaborateurs ?
6. Comment aider votre équipe à mieux gérer sa charge de travail ?

1. Pourquoi mettre en place un planning de travail ?

Le planning donne une vision de l'activité globale de l’entreprise et des tâches, réparties par collaborateur, à accomplir dans des délais impartis. Une bonne organisation permet surtout à un jardinier paysagiste de maîtriser ses coûts et son temps. En plus d’un fonctionnement efficace, la planification donne la possibilité de suivre l’avancée des travaux. Sa capacité à réagir aux imprévus est renforcée.  

Bien que souvent considérée comme contraignante par les managers, la gestion de planning s’inscrit comme un élément clé de la productivité de votre entreprise. Avec une vision globale, les employés se révèlent moins stressés, et vos clients sont rassurés. 

2. En quoi consiste la gestion d'un planning ?

La gestion de planning consiste à attribuer à chaque collaborateur des activités à réaliser. Il s’agit non seulement de coordonner vos travaux de jardinier paysagiste, mais aussi d’optimiser, dans le temps, vos ressources humaines, financières et matérielles.

Le temps passé pour chaque tâche est évalué en amont, puis ajusté en fonction de la réalité. Le planning fixé respecte les normes relatives au temps de travail et de repos des employés. La charge de travail est par ailleurs répartie de manière équitable entre les différents collaborateurs et suivant leurs expertises. Des objectifs clairs sont au préalable fixés à chacun, et compris de tous. Vient ensuite la définition du plan d’actions pour les atteindre. La stratégie de planification s’enclenche. 

3. Qui est responsable du planning dans une entreprise paysagère ?

Il n’est pas rare de voir des jardiniers paysagistes accablés par la multitude de tâches à réaliser.  La gestion des clients, des fournisseurs, de la logistique, la réalisation et le suivi des travaux, en plus de l’organisation du temps de travail du personnel au quotidien, peuvent s’avérer contraignants à certaines périodes de l’année.  

Déléguer cette partie de la gestion de planning apparaît parfois opportun. L’embauche d’un chef de projet par exemple peut vous permettre d’alléger votre charge de travail et de répondre dans les délais à votre clientèle. Si vous ne souhaitez pas (ou n’êtes pas en mesure) de recruter, vous pouvez également recourir à des outils. Un logiciel de gestion dédié aux activités de jardinier paysagiste peut alléger ce volet de la planification et vous faire gagner du temps. 

4. Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de gestion ?

Un logiciel peut vous être très utile pour la gestion de planning, à condition d’en utiliser un spécialisé dans votre secteur de jardinier paysagiste, qui corresponde aux prestations de jardinage et d’aménagements paysagers proposées par votre entreprise.

Il est important de noter que l’intégration d’un tout nouveau logiciel au sein d’une équipe, implique une phase d’apprentissage. Une formation pour sa prise en main peut parfois être nécessaire. Un accompagnement du personnel par l’éditeur du logiciel permet d’accélérer ce processus de familiarisation de l’outil. 

5. Quels outils utiliser pour gérer le planning de ses collaborateurs ?

D’autres outils existent pour parvenir à organiser le temps de travail de chacun de ses collaborateurs et piloter un projet avec efficacité.

La tenue et la mise à jour d’un agenda électronique, partagé par l’ensemble de l’équipe, permet par exemple de planifier le travail du collectif avec efficacité et rapidité. La personne en charge de la gestion de planning a pour mission d’assigner à chaque collaborateur ses tâches et les délais pour les mener à leur terme : les outils de création et d’assignation des tâches lui faciliteront ce travail.
Les outils de partage de documents peuvent aussi permettre d’accélérer celui de l’information, tout comme la mise en place d’un compte commun WhatsApp entre employés. Il existe par ailleurs des outils de suivi de projet pour constater son avancement ou son retard, et ajuster, en fonction, les tâches confiées aux collaborateurs. Ces outils de suivi permettent aussi de communiquer les bonnes informations à vos clients. 

6. Comment aider votre équipe à mieux gérer sa charge de travail ?

Pour mener à bien ses projets, il faut une équipe convaincue. Se tenir à l’écoute, échanger, communiquer sur les avancées de l’entreprise, ses valeurs, ses missions et ses objectifs contribuent à améliorer l’organisation du temps de travail au sein d’un collectif.

En l’absence de culture d’entreprise forte, la productivité peut s’en trouver chambouler. Les grandes comme les petites structures ne doivent pas négliger cet aspect qui apporte la souplesse et la confiance nécessaires dans tout pilotage de projets.